Накладные, форматы и доставка

Для новых поставщиков

В первую очередь, необходимо настроить формат накладных, в котором вы будете высылать их аптекам. Для этого нужно прислать ваш файл накладной и его описание на почту support@infoas.biz. Если по каким-то причинам у вас нет устоявшегося формата электронных накладных. Или ранее, вы вообще не отправляли их. То можно взять за основу этот файл-пример.

Отказы настраиваются аналогичным образом. Пример файла отказа и его описание.

Хотелось бы акцентировать внимание на том, что файлы предоставленные в качестве примера, не единственный возможный вариант. Это просто образцы того, как могут выглядеть электронные накладные и отказы. Если у вас уже есть несколько ваших форматов, можете прислать их все. Мы поможем определиться с наиболее полным/удобным.

Форматы накладных и отказов настраиваются для всех клиентов, вне зависимости от региона работы аптеки или количества адресов доставки. Т.о. отправка документов по всем клиентам ФармЭксперт должна происходить строго в согласованном формате

Если вы используете формат накладных, содержащих заголовочную часть и тело со списком товаров и их атрибутами, то необходимо присылать данный документ строго в формате *.sst.

В накладных, обязательно наличие следующих колонок: наименование, производитель, количество, цена с НДС, цена без НДС (для предприятий, работающих на ОСНО), ставка НДС (для предприятий, работающих на ОСНО), признак маркировки (ноль/пусто или единица. При наличии маркированной продукции), GTIN (при наличии маркированной продукции), серия, срок годности, штрих-код.
Для ЖВ позиций, необходимы колонки: цена гос. реестра, цена завода производителя, признак ЖНВЛП (ноль/пусто или единица), данные по дате реализации заводом (для корректной печати протокола ЖВ).
В накладных, отправляемых государственным аптекам или сетям, участвующим в госзакупках: держатель сертификата, номер сертификата, дата выдачи сертификата, срок действия сертификата, центр сертификации.
Для комфортной работы аптек желательно наличие следующих колонок: Общая сумма по накладной с НДС, общая сумма по накладной без НДС (для предприятий, работающих на ОСНО), общая сумма НДС по накладной (для предприятий, работающих на ОСНО), дата оплаты (ДДММГГГГ), номер заказа из системы ФармЭксперт.

Для одного и того же SKU в прайс-листе, накладных и отказах должны быть идентичны: ваш код товара, ваше наименование товара, ваше название производителя. Рекомендуем проверить достаточность длинны поля в соответствующих документах для выполнения данного правила.

Если вы уже являетесь действующим поставщиком, то при необходимости, в личном кабинете можно посмотреть ваши текущие форматы документов и их спецификации. Для этого, выберите раздел «Документы», затем «Форматы накладных». Вы увидите список ваших форматов (как общих, так и персональных). При нажатии на «Столбцы», откроется список колонок используемых в формате файла и их описание. В конце данного списка отображаются список столбцов, которые ФармЭксперт может принимать, но им не указано соответствие с колонками вашей накладной. После добавления этих колонок вам необходимо сообщить об этом в техническую поддержку ФармЭкперт, отправив письмо на адрес support@infoas.biz и сообщив название добавленных колонок и их тип

Доставка накладных и отказов

Для отправки накладных и отказов, можно использовать почту или ftp (ваш или наш).

Отправка через ftp. Отправка документов через ftp подразумевает, что формат накладных/отказов, для идентификации получателя, будет содержать в себе информацию о нем. Для этой цели используется код адреса доставки, прописанный вами в личном кабинете (поле 5). Он должен содержаться в отдельной колонке накладной (см. выше описание формата документов).
Адрес, учетные данные и директории нашего ftp, вы можете найти в разделе «Доставка документов»

Отправка электронной почтой. Существует два способа отправки документов посредством почты.
1. Используя общие адреса электронной почты для любых ваших клиентов. Для отказов: all@refusal.infoas.biz. Для накладных: all@waybill.infoas.biz. Т.к. для каждого типа документов ящик один, то для идентификации получателя, как и в случае с ftp, в формате требуется наличие одного из следующих пунктов: код адреса доставки, код плательщика.
2. Используя индивидуальные адреса электронной почты. Этот вариант не требует дополнительной идентификации получателя, т.к. отправка осуществляется на адреса почты, привязанные к конкретным грузополучателям. Узнать нужный адрес почты, можно в разделе «Клиенты». Просто найдите нужного вам клиента, кликните ЛКМ на интересующий вас физический адрес. И вы сразу увидите небольшое окно, в котором будут указаны индивидуальные ящики для накладных и отказов. Также, в разделе «Доставка документов», вы можете загрузить список всех текущих клиентов с их персональными адресами.

Что делать если клиент не видит накладные
Изменение действующего или создание нового формата накладной