Перед тем, как начать, стоит определиться с целями и форматом проведения инвентаризации.
Также, в силу того, что во время инвентаризации большинство действий с остатками вне инвентаризации будут недоступны. Убедитесь, что до ее открытия, все нужные накладные/перемещения оприходованы и КИЗ поставлены в оборот.
Если вы собираетесь проводить инвентаризацию КМ на МОД (место осуществления деятельности), который используется на двух и более точках, то в этом случае, нужно инвентаризировать все точки к которым привязан МОД. После того, как все инвентаризации будут закрыты, можно будет вывести оставшиеся КИЗы из оборота с головного СУ (Учет-Настройки-Маркировка-Галка головной СУ будет стоять напротив «главного» адреса). Делается это для того, чтобы у вас, после инвентаризации не списались КИЗы которые вы не сканировали (т.к. они на других точках).
В данном режиме пока не доступно проведение инвентаризации с помощью смартфона
Для проведения инвентаризации нужно войти в соответствующий раздел (Учет-Инвентаризация). Для доступа в раздел у вашего оператора должна быть включена привилегия «Инвентаризация».
В процессе инвентаризации могут участвовать несколько сотрудников аптеки на всех компьютерах, где установлен ФармЭксперт. После входа в раздел инвентаризации, нужно нажать на кнопку Создать. С этого момента, проведение инвентаризации будет доступно сразу на всех рабочих местах, всем операторам (с привилегией «Инвентаризация») аптеки.
Сам процесс инвентаризации довольно прост. Поиск позиций можно осуществлять, как по наименованию, так и сканированием штрих-кодов или КМ-кодов. Последний вариант приоритетный, если вы делаете инвентаризацию с учетом КМ. При сканировании КМ или штрих-кода с установленным параметром «При сканировании позиции увеличивать фактическое количество на 1» значение количества будет заполняться автоматически. Если поиск товара происходит путем ввода наименования, то следующим действием нужно внести значение в колонку «Фактически». При этом, в колонке «Количество», будет указано то количество, которое сейчас есть в ФармЭксперте. Из разницы между этими колонками, будут формироваться излишки, недостача и итог.
Дополнительные инструменты для проведения инвентаризации и помогающие в навигации по позициям.
Создаются позиции, которые вы не нашли среди вашего ассортимента, включая нулевые остатки. Учитывая, что наличие такого ассортимента само по себе странно, мы рекомендуем внимательно проверять наличие нужных вам позиций с галкой «показать всё» перед тем, как действительно заводить абсолютно новую позицию.
Чтобы добавить новую, деленную позицию, нажмите на кнопку «Новая позиция». Выбираем вариант создания. Затем, выбираем появившеюся строку. И в «Фактически» указываем нужное количество деленных позиций. Т.е. если вам нужно, чтобы у вас было 10/10, просто укажите 10. Если нужно 7/10, укажите 7. Если вы решили разукомплектовать 3 целых упаковки на 10 частей каждую, то в «фактически» укажите 30. Затем, в колонке «Розничная цена», введите цену за одну часть. После того, как прописаны все нужные значения, перейдите в журнал накладных. Там вы увидите накладную, в которой будет ваша новая позиция. В колонку «Делитель» впишите то значение, на которое вы делите одну упаковку. Т.е. даже если вы делите 5 упаковок на 10 частей, в делителе указываем «10». На выходе, получится 50/10. Остальные колонки изменять не нужно, только делитель.
Частичная инвентаризация. Вы имеете возможность провести инвентаризацию только по нескольким местам адресного хранения или даже просто - нескольких полок/шкафов в аптеке. Для этого порядок действий проведения никак не меняется. Лишь по завершению внесения фактического количества по данным местам хранения (полкам) вам необходимо выбрать пункт меню заполнить пустые значения количеством на остатке. Значения будут установлены в инвентаризацию и по этим позициям автоматически внесутся коды маркировки.
После того, как все посчитано и внесено. Инвентаризацию нужно провести, нажав на соответствующую кнопку (Кнопка «список», о которой говорилось чуть выше, должна быть нажата, иначе вы не увидите кнопку «Провести»). Если вы сканировали КМ, то при закрытии инвентаризации, вы увидите окно, в котором можно подтвердить (выбрать) КИЗы для вывода их из оборота.
С момента подтверждения закрытия инвентаризации, все то фактическое количество, которое вы указывали вступит в силу. Если после закрытия инвентаризации заметили ошибку, но еще не совершались какие-либо действия с остатками, то инвентаризацию можно открыть, нажав на «Отменить». После чего, её снова можно будет редактировать. Если же движение уже было, например - продажа. То отменить закрытие инвентаризации не получится.
После проведения инвентаризации, в истории операций (Учет-История операций) будут созданы операции излишков и недостачи. По ним можно будет распечатать/сохранить документы. При этом, инвентаризационная ведомость доступна из раздела инвентаризации, нужно нажать на печать и выбрать её. Она доступна, как во время проведения инвентаризации, так и после.
Инвентаризация по операторам
Мобильная инвентаризация
Настройки инвентаризации
Инвентаризация в кассе