Инвентаризация

Перед тем, как начать, стоит определиться с целями и форматом проведения инвентаризации.

• Будете ли вы инвентаризировать КМ (Коды Маркировки)? Инвентаризация КМ более трудоёмкая, т.к. требует обязательного сканирования всех упаковок (КМ). Но в результате данные в Честном Знаке (ЧЗ) будут соответствовать реальности. Если же КМ инвентаризироваться не будут, то в настройках (Учет - Настройки - Инвентаризация) установите параметр «Не предлагать заполнения КИЗов». С ней, у вас не будет появляться окно с просьбой внести КИЗ по каждому товару.

• Будете ли вы проводить продажи параллельно с проведением инвентаризации? Если да, то снимите опцию «Запретить любые действия в момент инвентаризации».
• Возможен вариант с контролем действий оператора. В котором каждый сотрудник участвующий в инвентаризации, указывает только то количество, которое посчитал именно он.
• Если вы проводите инвентаризацию в разделе кассы, то необходимо установить параметры:

1. Контроль действий оператора;
2. Работать отдельно с местами адресного хранения;
3. Запретить ввод без указания адресного хранения;

Для проведения инвентаризации нужно войти в соответствующий раздел (Учет-Инвентаризация). Для доступа в раздел у вашего оператора должна быть включена привилегия «Инвентаризация».

В процессе инвентаризации могут участвовать несколько сотрудников аптеки на всех компьютерах, где установлен ФармЭксперт. После входа в раздел инвентаризации, нужно нажать на кнопку Создать. С этого момента, проведение инвентаризации будет доступно сразу на всех рабочих местах, всем операторам (с привилегией «Инвентаризация») аптеки.

Сам процесс инвентаризации довольно прост. Поиск позиций можно осуществлять, как по наименованию, так и сканированием штрих-кодов или КМ-кодов. Последний вариант приоритетный, если вы делаете инвентаризацию с учетом КМ. При сканировании КМ или штрих-кода с установленным параметром «При сканировании позиции увеличивать фактическое количество на 1» значение количества будет заполняться автоматически. Если поиск товара происходит путем ввода наименования, то следующим действием нужно внести значение в колонку «Фактически». При этом, в колонке «Количество», будет указано то количество, которое сейчас есть в ФармЭксперте. Из разницы между этими колонками, будут формироваться излишки, недостача и итог.

Дополнительные инструменты для проведения инвентаризации и помогающие в навигации по позициям.

1. Создание и удаление позиций. Создать позицию можно с нуля или на основе выбранной (т.е. будет создана абсолютно такая же строка, как и выбранная). Второй вариант предпочтительнее, как минимум потому, что его нужно меньше редактировать.

   Создаются позиции, которые вы не нашли среди вашего ассортимента, включая нулевые остатки. Учитывая, что наличие такого ассортимента само по себе странно, мы рекомендуем внимательно проверять наличие нужных вам позиций с галкой «показать всё» перед тем, как действительно заводить абсолютно новую позицию.

   Чтобы добавить новую, деленную позицию, нажмите на кнопку «Новая позиция». Выбираем вариант создания. Затем, выбираем появившеюся строку. И в «Фактически» указываем нужное количество деленных позиций. Т.е. если вам нужно, чтобы у вас было 10/10, просто укажите 10. Если нужно 7/10, укажите 7. Если вы решили разукомплектовать 3 целых упаковки на 10 частей каждую, то в «фактически» укажите 30. Затем, в колонке «Розничная цена», введите цену за одну часть. После того, как прописаны все нужные значения, перейдите в журнал накладных. Там вы увидите накладную, в которой будет ваша новая позиция. В колонку «Делитель» впишите то значение, на которое вы делите одну упаковку. Т.е. даже если вы делите 5 упаковок на 10 частей, в делителе указываем «10». На выходе, получится 50/10. Остальные колонки изменять не нужно, только делитель.

1. Галка «Показать все». Аналогично журналу накладных и кассе, показывает вообще все позиции, включая нулевые.
2. Фильтры по продажам и интернет заказам. Первый будет актуален, если вы разрешили проводить продажи во время инвентаризации. При нажатии, отобразятся только те позиции, по которым были продажи. Второй отобразит все позиции пришедшие по интернет заказам.
3. Этот пункт позволит выбрать вариант отображения позиций. Все позиции, будут отображены все позиции инвентаризации. С расхождением, вы увидите позиции, у которых есть разница между количеством в программе и фактическим количеством, которое вы ввели. С фактическим количеством, в этом варианте будут отображаться только те позиции, в которых уже указано фактическое количество, вне зависимости от наличия расхождений, как в предыдущем пункте. Такая фильтрация используется вами для того, чтоб перепроверить корректность внесенных данных и убедиться, что действительно по данным товарам есть расхождения.
4. Список. Эта кнопка позволяет включать и выключать отображение списка ранее проведенных инвентаризаций. Довольно полезна, если у вас небольшой монитор или низкое разрешение экрана. Т.к. позволяет существенно увеличить отображаемую рабочую область проведения инвентаризации.
5. История действий. Позволяет просмотреть историю внесенных изменений по выбранной строке.
6. Фильтры по операторам и по адресному хранению. Первый позволит выбрать те позиции, которые редактировал конкретный оператор. Второй, даст возможность отображения позиций, привязанных к тому или иному адресному хранению (для использования, нужно, чтобы адресное хранение было создано и товары были распределены по местам адресного хранения ).

После того, как все посчитано и внесено. Инвентаризацию нужно провести, нажав на соответствующую кнопку (Кнопка «список», о которой говорилось чуть выше, должна быть нажата, иначе вы не увидите кнопку «Провести»). Если вы сканировали КМ, то при закрытии инвентаризации, вы увидите окно, в котором можно подтвердить (выбрать) КИЗы для вывода их из оборота.

После проведения инвентаризации, в истории операций (Учет-История операций) будут созданы операции излишков и недостачи. По ним можно будет распечатать/сохранить документы. При этом, инвентаризационная ведомость доступна из раздела инвентаризации, нужно нажать на печать и выбрать её. Она доступна, как во время проведения инвентаризации, так и после.

Инвентаризация по операторам
Мобильная инвентаризация
Настройки инвентаризации
Инвентаризация в кассе