ФармЭксперт.Заказ

Это старая версия документа!

Данная инструкция описывает основные операции по подбору товаров, ручному формированию и отправке заказов поставщикам в программе «Заказ».

Перед началом работы рекомендуется выполнить обновление данных для загрузки актуальных прайс-листов, остатков склада и другой информации, используемой программой.

Для успешного обновления необходим доступ в сеть Интернет.

Для выполнения обновления нажмите кнопку «Обновление данных» либо выберите меню Обмен → Накопительное обновление. Дождитесь окна с сообщением «Обновление успешно завершено».

Обновление данных можно выполнять в любое время и с любой периодичностью, в том числе при наличии неотправленных заказов. Обновление актуализирует цены и доступность товаров в неотправленных заказах.

Рекомендуется выполнять обновление в начале смены, а также перед отправкой заказов поставщикам, если с момента предыдущего обновления прошло более двух часов.

После завершения обновления программа уведомляет об изменениях цен или доступности товаров в неотправленных заказах.

Меню Обмен → Полное обновление следует использовать только по рекомендации технической поддержки либо при получении ошибки таблиц при обычном обновлении.

Поиск используется для подбора позиций и добавления их в заказ. В программе доступны два варианта поиска:

Каталожный — используется для поиска по конкретному наименованию товара и его форм выпуска. Поиск выполняется по точному совпадению, начиная с первых букв наименования.
Контекстный — используется для поиска по части наименования. Можно указать любую часть наименования товара или формы выпуска.

Переход в каталожный поиск выполняется одним из следующих способов: кнопкой «Поиск» (иконка с биноклем) , через меню Заказ → Поиск в каталоге либо клавишей F5. Для начала поиска введите наименование товара с клавиатуры. Курсор устанавливается на найденный товар. Нажатием клавиш Enter или Tab осуществляется переход к формам выпуска найденного товара и далее — к списку предложений поставщиков.

Предложения поставщиков отображаются отсортированными по цене от минимальной к максимальной. Состав и порядок колонок таблицы можно настраивать стандартными средствами работы с таблицами.

Для добавления позиции в заказ:

выберите строку с нужным предложением,
введите количество с клавиатуры.

При вводе количества программа выполняет проверку условий заказа (кратность, минимальный заказ, доступный остаток) и при необходимости автоматически изменяет количество в соответствии с этими условиями. В случае автоматического изменения выводится кратковременное уведомление. После этого скорректированное количество позиции добавляется в текущий заказ.

Переход в контекстный поиск выполняется одним из следующих способов: кнопкой «Поиск» (иконка с биноклем) с выбором вкладки Контекстный, через меню Заказ → Контекстный поиск либо клавишей F6.

Контекстный поиск позволяет одновременно видеть предложения по нескольким товарам, отвечающим критерию поиска.

Для начала поиска введите наименование товара или его часть в строку поиска и нажмите клавишу Enter либо кнопку «Начать поиск».

Результаты поиска визуально разделены на блоки по товарам с помощью фона строк. Позиции с одинаковым фоном относятся к одному товару; смена фона означает переход к другому товару. Внутри каждого блока предложения отсортированы по цене.

Добавление позиции в заказ выполняется аналогично поиску в каталоге — выбор строки и ввод количества.

В нижней части экрана отображается дополнительная информация по выбранному товару, размещённая во вкладках. В каждый момент времени отображается содержимое одной вкладки.

Во вкладках доступна следующая информация:

история предыдущих заказов;
история продаж;
остаток на складе;
зарегистрированные цены для ЖНВЛС.

Эта информация носит справочный характер и не влияет на процесс добавления позиции в заказ.

В процессе подбора товара можно изменять адрес доставки в правом верхнем углу окна программы. Это позволяет формировать заказы для разных адресов в рамках одной рабочей сессии.

Все сформированные заказы отображаются в разделе «Заказы» (иконка с корзинкой) во вкладке «Текущие». Заказы сгруппированы по поставщикам с указанием количества позиций и суммы заказа.

Если сумма заказа меньше минимальной суммы заказа поставщика, сумма отображается с красным фоном. Заказ с недостаточной суммой можно дополнить позициями, перераспределить между поставщиками либо оставить без отправки.

Для работы с заказом: - откройте нужный заказ двойным щелчком мыши либо клавишей Enter; - при необходимости измените количество позиции путём ввода нового значения с клавиатуры; - при необходимости выберите предложение другого поставщика и добавьте позицию вводом количества.

Для успешной отправки заказов необходим доступ в сеть Интернет.

После завершения подбора и проверки заказов выполните отправку поставщикам кнопкой «Отправить заказы» (конверт со стрелкой вверх).

Отправятся только те заказы, у которых установлена галка в колонке «Отпр.».

Если заказ не готов к отправке (например, не превышен минимальный заказ поставщика либо принято решение временно его не отправлять), снимите галку в колонке «Отпр.». Такой заказ не будет отправлен.

Можно отправить как все заказы одновременно, так и только выбранные.

После успешной отправки заказ переносится из вкладки «Текущие» во вкладку «Отправленные».

После отправки заказов рекомендуется через несколько минут выполнить контроль их приёма поставщиком.

Поставщики, использующие автоматическую обработку заказов, формируют документ «Отказ» сразу после приёма заказа, в том числе при полном подтверждении позиций. Наличие такого документа означает, что заказ принят в работу.

Если документ «Отказ» содержит отказанные позиции, их можно учесть при формировании следующего заказа.

Для оперативного получения документов используйте кнопку «Получить документы» (иконка папки со стрелкой вниз) . При этом загружаются только электронные документы, обновление прайс-листов не выполняется.